なぜ、エクセルの在庫管理は限界を迎えるのか？業務構造から読み解く課題と改善策

多くの企業では、Excelによる在庫管理が今も広く行われています。
Excelは管理項目やレイアウトを自由に設計でき、関数やマクロによる自動化も可能なため、小規模な運用であれば十分に対応できます。

しかしExcelは、在庫管理専用のツールではありません。規模や複雑さが一定を超えると、以下のような問題が顕在化します。

• 入力ミスや更新漏れの発生
• 複数人による同時編集の制約
• リアルタイム性の欠如
• データ増加による処理速度の低下

在庫管理においては「どこに・何が・どれだけあるか」をリアルタイムで把握し、他業務と連携する仕組みが必要です。Excelは初期段階では有効ですが、組織的かつ持続的な運用には限界があります。

Excelによる在庫管理は、企業や業種によって差はあるものの、大きく分けて単票管理と在庫移動表による管理が一般的です。

単票による管理

単票管理では、在庫ごとに在庫数を記載した一覧表を作成し、入出庫のたびに数量を手入力で更新します。シンプルな構成で商品点数が少ない場合や、入出庫頻度が低い現場に適しています。

在庫移動表による管理

在庫移動表は、入出庫の動きを時系列で記録する形式です。複数の商品を一枚のシートで横断的に記録でき、全体の流れを俯瞰しやすいのが特徴です。素早く記録でき、シートもコンパクトに保てる点で優れています。

これらの方法はいずれも、少人数・単拠点・限定的な商品点数といった条件下では、一定の実用性があります。

なぜ多くの企業がExcelで在庫管理を始めるのか？

在庫管理をExcelから始める背景には、導入のハードルの低さがあります。既存のOffice環境で即座に運用を開始できるからです。また、管理項目を自由に設計できる点も大きな利点です。商品名・品番・数量といった基本項目に加え、ロケーション管理、カテゴリ分類、賞味期限、仕入先情報など、必要な項目を自由に追加できます。

さらに、関数を使った自動計算や条件付き書式による視覚的な管理も、ある程度のスキルがあれば実現可能です。こうした手軽さとカスタマイズ性の高さが、中小企業やスタートアップ企業でExcelが選ばれる理由です。

【調査データで見る】在庫管理の実態

当社が行った独自調査(回答者：製造・小売・卸売業に従事されている599名)では、日常業務における課題について以下のような回答が得られました。

Q1：「現在の業務において、特に課題を感じていることは何ですか？」という問いに対して、「入力やチェック作業に時間がかかる(19.5%)」、「手作業・紙業務・Excelで管理する業務が多い(15.5%)」といった回答が上位となりました。

これらの結果が示すのは、Excel運用における課題は、決して一部の企業に限った話ではないということです。特に注目すべきは、手作業やExcel管理そのものへの課題認識に加え、入力作業の負担といった運用面での問題が同時に顕在化している点です。

Excelは導入の手軽さから広く使われていますが、その運用が一定規模を超えた段階で、こうした複合的な課題に直面する企業が少なくないことが、データからも読み取れます。

課題① 入出庫の記録ミスやズレが頻発する

在庫管理では、入庫や出庫といった物理的な処理が発生した時点で在庫数が変動します。しかし、実務においては現場での入出庫作業とExcelへの記録が連動せず、タイムラグや抜けが生じます。Excelに入出庫処理をデータとして自動反映する仕組みがないため、整合性が保てません。

課題② SKUの増加によりデータが複雑化・管理不能になる

管理対象となる商品数(SKU)が増えると、数量だけでなく品番、規格、取引条件といった情報を同時に把握する必要があります。Excelは柔軟にセルやシートを追加できますが、その自由度は同時に管理構造を複雑化させるリスクを伴います。商品名の表記揺れ、重複入力、関数の参照ミスといった問題が重なることで、データそのものの信頼性が失われます。

課題③ 棚番(ロケーション)の更新が追いつかない

倉庫内での棚移動や仮置きといった状態が日常的に発生しますが、Excelでの更新が後手に回ることで、在庫の所在とExcel上のロケーション情報が乖離します。ロケーション情報が実態と一致しなくなると、在庫が存在するにもかかわらずピッキングできないといった状態が頻発し、Excel上のデータは現場で使えないものになります。

課題④ 属人化により管理が不安定になる

Excelでの運用期間が長くなると、管理表の構造や関数、マクロを理解している担当者が限定され属人化します。作成した本人以外は修正や対応ができず、担当者が不在になると業務が回らなくなります。結果として、Excel上の在庫情報は組織全体で共有できる信頼性のあるデータではなく、特定の担当者に依存したものになってしまいます。

課題⑤ リアルタイムでの在庫把握ができない

Excelは構造上、入出庫や移動といった現場処理と在庫データの更新が分離されており、更新は常に後から手入力で反映される形になります。このため、実際の在庫数をリアルタイムに反映できません。受注判断や補充判断、出庫処理といった業務は正確な在庫情報が前提ですが、現場の実態と更新にズレが生じると判断材料として機能しなくなります。

課題⑥ ファイル破損・容量超過・操作エラーのリスク

Excelはファイルサイズが増大すると処理速度が低下します。また、シート間の参照や外部データとのリンクが複雑化することで、参照関係の破損や計算エラーが発生しやすくなります。在庫の数量や所在といった基幹データが失われる可能性もあり、運用が長期化・複雑化するほど、こうしたリスクは避けられなくなります。

課題⑦ セキュリティと監査対応の限界

在庫データは企業にとって重要な業務情報であり、不正アクセスや情報漏洩から保護する必要があります。しかし、ローカル環境でのExcelファイルの運用では、権限管理や変更履歴の自動記録ができません。そのため、監査対応や内部統制の観点から求められる要件をExcelだけで満たすことは困難です。

Excelは一定の条件下では在庫管理の手段として機能しますが、その条件を超えると管理精度や業務効率を維持できなくなります。ここではExcel運用が機能する範囲と、切り替えを検討すべきタイミングを整理します。

Excelで運用可能なケース

【該当する企業・業態の例】

• 小規模ECサイト
• 単品通販、同一商品を複数販売するD2Cブランド
• 取扱商品が少ない地元の工務店や小売店

このようなケースでは、Excelの柔軟性や低コストが大きな武器になります。

Excelでは対応が難しくなる条件

※Microsoft 365(Excel for the web)においては同時編集が可能ですが、複雑な関数や参照がある場合、動作が不安定になりデータの整合性に問題が生じることがあります。

解説

Excelの在庫表は記録や確認のためのものですが、規模が大きくなると、受注や発注の判断材料として使われるようになります。こうした段階において、Excelの構造的な限界が顕在化します。Excelからシステムへの移行を検討する際には、単にSKUや拠点数といった数値だけで判断するのではなく、実際の運用状況を踏まえた複合的な視点が必要です。

「もう限界」を示す7つのサイン

以下の7つは、Excel運用が限界を迎えつつある典型的な兆候です。

1. 在庫差異の説明ができない

棚卸のたびに差異が出るが、どの処理でズレたのか追跡できない。原因究明ができず、同じミスが繰り返される。

2. Excelの更新が後追いになっている

現場では既に入出庫が完了しているのに、Excel更新は後回し。リアルタイム性が失われ、判断材料として機能しない。

3. ファイルが増殖し、どれが最新版か分からない

コピーや修正を繰り返すうちに複数ファイルが生まれ、どれが正しいか判断できない。

4. 特定の担当者がいないと回らない

ファイルが複雑化することで、作成者以外が触れず、ファイルの更新ができない。

5. 在庫確認が電話・チャット・現物確認に戻っている

Excel上の数字を信用できず、現場への問合わせや目視確認が必要になる。

6. ロケーション情報が実態と合わず、探す時間が増えている

在庫はあるはずなのに見つからない。記載された場所にないことが増え、倉庫内を探し回る時間が増えている。

7. ファイルが重い、壊れる、集計が合わない事故が増える

ファイルを開くのに時間がかかる、数式エラーが頻発する、保存に失敗するなど、日々の更新作業自体が負担になっている。

Excelは在庫管理の入口としては優秀です。ただし、業務規模や複雑性が一定を超えると、こうした課題が経営上のリスクとして顕在化します。

「システム導入はコストがかかる」「今のExcelでもなんとか回っている」「導入しても使いこなせるか不安」 —。在庫管理システムの導入を検討する際、こうした声は多く聞かれます。

特に中小企業やスタートアップ企業にとって、新たなシステム導入は大きな決断です。初期費用、ランニングコスト、社内への浸透、既存業務フローの変更など、懸念材料は少なくありません。一方で、調査データからは意外な事実が見えてきます。

【調査データで見る】在庫管理システムへの需要

当社が行った独自調査(回答者：製造・小売・卸売業に従事されている599名)において、Q4：「今すぐにでも必要と感じる管理システムはどれですか？」という質問に対し、「在庫・倉庫管理」は17.2%と上位にランクインしています。

また、Q5：「バックオフィス業務を効率化した結果、最も実現したいことはなんですか？」という質問では、以下のような回答が上位を占めました。

• ミスやトラブルの削減：33.7%
• 業務時間の削減：33.4%
• 社員がコア業務に集中できる体制：28.0%

これらの調査結果が示すのは、Excel運用の限界を感じている企業が少なくないという現実です。在庫管理システムは単なるツールではなく、業務効率化と経営改善のための具体的な選択肢として、多くの企業に求められています。

※その他の調査結果に基づくレポートは、以下のページにまとめています。詳しくはリンク先をご覧ください。
【CAM’s POV】中小企業のDX化、進まない実態を調査

在庫管理システムの役割は、Excel運用を単に効率化することではなく、在庫情報を業務判断の基盤として機能させることです。システム化により、在庫データはリアルタイムで更新され、複数拠点・複数担当者でも整合性を保ちながら共有できるようになります。

Excelと在庫管理システムの違い

決定的な違いは「リアルタイム性」と「自動化」

Excelが「在庫数を記録する表」であるのに対して、在庫管理システムは業務処理そのものがシステム上で実行され、在庫数が自動的に反映されます。複数の担当者が関与する場合でも整合性を損なうことなく、リアルタイムで正確な在庫状況を把握できます。この点が、Excelと在庫管理システムとの決定的な違いです。

Excelによる在庫管理は、導入コストがかからず、誰でも使い始められる手軽さがあります。小規模な在庫管理や、取り扱い商品が少ない段階では十分に機能するツールです。しかし事業が成長し、商品点数や拠点数が増え、複数の担当者が関与するようになると、Excelの構造的な限界が顕在化します。手入力によるミス、リアルタイム更新、同時編集の制約、属人化といった課題は、運用ルールの徹底だけでは解決できません。

在庫管理システムへの移行は、単なる効率化ではなく、在庫情報を業務判断の基盤として機能させるための構造転換です。現在、Excel管理に限界を感じているのであれば、それは業務が次のステージに進んでいる証拠です。

本記事が、在庫管理の見直しを検討する上でひとつの指針となれば幸いです。