人手不足時代に業務を回すために、いま見直すべき「仕組み」

当社独自に、製造、小売、卸売業に従事している599名に「現在の業務において、特に課題を感じていることは何ですか？」とアンケートをとったところ、「人手不足で作業が追いつかない」という回答が１位となりました。
製造、小売、卸売業の現場では、業務量が増える一方で人員の確保が難しく、担当者一人ひとりの負担が重くなりがちです。その結果、作業が思うように進まない場面が増え、従業員の仕事に対するモチベーションにも影響が及んでいることが想像できます。

本記事では、こうした背景を踏まえながら、人手不足のなかでも、業務を安定し進めるための改善策について考えていきます。

今回の調査 Q1「現在の業務において、特に課題を感じていることは何ですか？」では、「人手不足で作業が追いつかない(23.9％)」という回答が最も多く挙がりました。
この結果から、多くの企業において業務量に対して人員が不足しやすい状況が続いていることがうかがえます。
また、この傾向は製造、小売、卸売業だけではなく社会全体の動向とも一致しています。

厚生労働省が公表している「令和7年版 労働経済の分析（第Ⅱ部 PDF）」では、少子高齢化の進行により生産年齢人口が減少し、企業の人材確保が今後さらに難しくなる可能性が指摘されています。
労働力人口そのものが縮小していく環境下では、企業が短期間で人手を補うことが難しく、業務量と人員の不均衡が生じやすくなります。

こうした外部環境も影響し、担当者一人あたりの作業負荷が高まりやすくなっています。今回の調査で人手不足が最も多く挙げられたことは、こうした状況を反映した結果と考えられます。

製造、小売、卸売業の現場では、日々の業務が多くの工程に分かれており、どこか一つの作業が遅れるだけで全体の流れに影響が及びやすい構造があります。
人手不足が続くと、こうした工程間のつながりに小さな遅れが積み重なり、業務全体の安定性に影響を与えることがあります。
ここでは、それぞれの業種で一般的に見られる傾向を紹介します。

製造業の場合

製造業の現場では、複数の工程が連動しながら進むため、一つの遅れが全体に影響しやすい構造を持っています。人手不足が続くと、この工程間のつながりが途切れやすくなり、日々の生産リズムに徐々にズレが生まれていきます。

情報更新が遅れ、生産計画にズレが生じる

製造業の管理業務では、部材在庫、仕掛品、指示書、納期など多くの情報を扱います。
人手不足になるとこれらの更新作業が後回しになり、「今どこまで進んでいるのか」「何が不足しているのか」 の把握が難しくなります。

その結果、

• 本来必要なタイミングで部材手配ができない
• 生産計画の修正が遅れる
• 現場が後追いで動かざるを得ない

といった状況が生まれ、バックオフィスの遅れがそのまま現場へ影響していきます。

受注・手配業務が滞り、作業量の波が大きくなる

製造業では、受注内容の確認・必要部材の手配・進捗の管理など前工程の準備に関わる作業が多く存在します。

人手不足の現場では、これらを限られた人数で短時間で処理をしないといけないため、

• 手配遅れ
• 優先順位判断の迷い
• 担当者の集中負荷
  

などが重なり、ミスにつながる要因が増えてしまいます。

属人化が進み、管理業務の引き継ぎが難しくなる

在庫管理や生産指示の調整など、担当者の経験に基づく作業が多いバックオフィスでは、人員が限られると特定の担当者に依存しがちです。
業務の手順が整理されないまま進むと、他のメンバーに業務を移しにくい構造 が生まれ、負荷が特定の人に集中しやすくなります。

小売・卸売業の場合

近年は、店舗だけではなくECサイト、ECモールなど複数チャネルで販売する企業が増えています。販売チャネルが増えるほど、在庫の更新・注文処理・売上データの整理といったバックオフィス作業は複雑になり、少人数では処理しきれない場面が生まれやすくなります。
ここでは、複数チャネルを運営する小売のバックオフィスに、人手不足がどのような影響を与えるのかを整理します。

チャネルごとの情報更新が追いつかず、在庫の整合性が崩れやすくなる

複数チャネルを運営している場合、店舗・倉庫で在庫を共有している企業も少なくありません。入荷、売上、返品など在庫に関わる動きは絶えず発生し、それらを最新の状態に保つことがバックオフィスの役割です。

しかし、人手が少ない状況では、入荷処理や売上反映が後回しになり、システムの在庫数と実際の在庫が一致しないケースが増えていきます。データのズレが生じると、ECでは在庫がないのに販売してしまう、店舗では補充すべき商品が把握できないといった判断ミスが発生し、日々の運営に影響を与えます。

注文処理が遅れ、出荷や問合せ対応に負荷がかかる

販売チャネルにECが加わると、注文内容の確認、在庫の引き当て、出荷準備といった業務がバックオフィスに集中します。限られた人数でこれらを処理する場合、特に繁忙時やキャンペーン期間には注文処理が追いつかず、出荷予定が後ろ倒しになりやすくなります。

出荷遅延が発生すると問合せが増え、その対応にも時間を取られるため、本来進めるべき業務の時間が圧迫されていきます。結果として、業務全体が“遅れを取り戻すための作業”に費やされるようになり、従業員への負担がさらに強まります。

チャネルごとに異なる運用ルールが属人化し、業務の再現性が低下する

店舗とECでは、返品対応や値付けの変更タイミング、在庫引き当ての方法など、運用ルールが異なることがあります。本来であればこれらを統一的に管理すべきですが、人手が限られると各担当者が自分の経験や判断基準で作業を進める場面が増えます。

すると業務が属人化し、新しい担当者や別のスタッフが対応する際に手順が共有されておらず、作業にばらつきが生まれます。運用が安定しない状態では、業務の質を一定に保つことが難しくなり、結果としてバックオフィス全体の効率を下げる要因にもなります。

調整業務が増え、バックオフィスの本来業務が圧迫される

複数チャネルを運営していると、仕入先との発注調整、物流会社との連携、店舗スタッフとのやり取り、ECモールへの対応など、多方面との連絡が発生します。

人手不足の状態では、この調整業務に多くの時間を取られ、本来優先すべき在庫更新や受注処理が後回しになりがちです。調整が後手に回ることで情報の行き違いも起こりやすくなり、再確認や手戻りが必要になるなど、負荷の連鎖が続く構造が生まれます。

人手不足が課題として語られる場面は多くありますが、現場で起きている問題を丁寧に見ていくと、必ずしも人が足りないことそのものが原因ではないケースが見えてきます。特にバックオフィスでは、仕組みが十分に整っていないことで、必要以上に業務量が増えてしまっている場合があります。
ここでは、いくつか代表的な構造を取り上げて整理します。

情報が分散し、作業の手間が増えてしまう

表計算ソフト、紙のメモ、担当者ごとの管理ファイルなど、情報の置き場所が複数に分かれていると、確認や転記が日常的に発生します。
実際には新しい人員を補充しなくてもよい作業であっても、情報がまとまっていないために余計な手間が増え、結果として業務全体の負荷が大きく見えることがあります。情報を探す時間や、同じ内容を何度も確認する手間は積み重なるほど業務効率に影響を与えます。

業務が属人化し、手順が再現しにくい

在庫の判断基準や注文処理の進め方など、担当者の経験によって進め方が異なる業務では、作業が個々の判断に依存しやすくなります。この状態では、担当者が変わった瞬間に作業の再現性が低下し、確認漏れや手戻りのリスクが生まれます。人が足りないから問題が起きるのではなく、業務手順が標準化されていないために、限られた人数で業務を回しにくい構造が背景にあります。

現場とバックオフィスの情報がつながっていない

現場で起きていることとバックオフィスで管理している情報が一致していなければ、常に照合や再確認が必要になります。
店舗・EC・倉庫の在庫が連動していない、生産進捗が遅れている、といった状況が続くと、担当者は都度状況を確認する必要があり、調整コストが膨らみます。人手不足のように見える課題の中には、実は情報連携の不足が主な原因となっているケースが少なくありません。

手戻りが連鎖し、現場全体が余裕を失う

更新漏れ、伝達不足、判断の遅れなど、仕組みの脆弱さから生まれたミスは、再確認や修正作業を必要とします。
本来必要のない作業が積み重なることで、担当者の時間が圧迫され、余裕のない状態が続きます。こうした負荷は、人数を増やせば解決するというものではなく、業務の流れそのものを支える仕組みを見直さない限り改善しにくいという特徴があります。

人手不足に見える課題の背景には、情報管理の分散や業務の属人化、現場との連携不足といった「仕組みの弱さ」が大きく関与しています。
こうした構造を根本から見直すには、業務全体を支える基盤を整え、限られた人数でも日常業務を安定して回せる環境づくりが必要です。そこで、バックオフィスを管理できる業務システムは、問題を解決できる有力な選択肢のひとつです。

情報の一元管理により、確認・転記の負荷を削減する

業務管理システムを導入すると、在庫・受注・仕入・出荷・売上といったデータが一つに集約されます。複数の表計算ファイルを行き来したり、担当者ごとに作成された管理ファイルを照合したりする手間が減り、日々の確認作業に費やす時間を大きく削減できます。

業務手順を整え、属人化した作業を標準化する

受注処理から在庫引き当て、出荷指示までの流れがシステム内で整理されることで、“担当者のやり方”に依存していたケースが減ります。作業手順が標準化されると、教育や引き継ぎにかかる時間も短縮され、少人数でも安定した運営が可能になります。

現場との情報連動により、判断のスピードが上がる

生産工程の進捗、小売・ECの販売状況、在庫変動など、日々動く情報がリアルタイムで反映されるため、バックオフィスは常に最新の状況をもとに判断できます。結果として、問題が発生した場合でも、後手に回る場面が少なくなります。

作業の抜け漏れを防ぎ、手戻りを減らす

システム上で処理状況や未対応作業が一覧できるため、確認漏れによるミスが防ぎやすくなります。
特に受注管理や在庫引き当てといった工程では、仕組みのチェックが作業品質を支え、少人数でも一定の水準を保てる点が大きなメリットです。

人手不足が続くなかで、従来と同じ体制のまま業務を回し続けることは、現場の負荷を高めるだけになりかねません。人が集まらない状況を嘆くのではなく、今ある業務の進め方や情報管理のあり方を見直し、限られた人数でも安定して運営できる体制へと切り替えていくことが重要です。

バックオフィス業務は、仕組み次第で大きく効率が変わる領域です。情報が分散し、属人化したままの状態では、どれだけ人を増やしても負荷は減りません。一方で、業務の流れを整理し、システムによって支えることで、少人数でも現場を回せる土台をつくることができます。
古い運用にとらわれず、仕組みで業務を支える方向へ舵を切ることが、これからの製造、小売、卸売業に求められる現実的な選択肢といえるでしょう。